So einfach es klingt: Schreibe dir deine Arbeitsaufgaben auf! Mit einer klassischen To-Do-Liste behältst du deine Ziele im Blick und entlastest deinen Arbeitsspeicher im Gehirn.
Der sogenannte Zeigarnik-Effekt besagt, dass man sich an unterbrochene Aufgaben besser erinnert als an abgeschlossene Aufgaben. Der Grund dafür ist, dass die unerledigte Aufgabe das Gehirn weiter beschäftigt und dadurch das Gedächtnis begrenzt. Mit diesem Effekt beschäftigten sich in jüngerer Vergangenheit auch Roy Baumeister und EJ Masicampo von der Florida State Universität. Bei einem ihrer Experimente durften die Versuchspersonen die unerledigten Aufgaben auf einer To-Do-Liste notieren. Dabei stellten sie fest, dass das Aufschreiben denselben Effekt hatte, als hätten sie die Aufgabe schon erledigt – sie hatten den Kopf frei für andere Gedanken.
Das Aufschreiben per Hand spielt auch eine wichtige Rolle. Der Tastsinn und das Formulieren der aufzuschreibenden Aufgabe unterstützt das Gedächtnis während das Tippen in einen Laptop oder Smartphone nicht diese Erfolge erzielt.
To-Do-Listen motivieren dich
To-Do-Listen wirken psychologisch wie ein externer Arbeitsspeicher. Wir können uns ohne gedankliche Ablenkung voll auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. To-Do-Listen haben noch weitere Vorteile:
- Der Überblick bleibt im wahrsten Sinne des Wortes erhalten – wir „sehen“ alle Aufgaben.
- Erledigte Aufgaben werden entsprechen gekennzeichnet – es motiviert uns wenn wir einen Haken setzen oder durchstreichen können.
- Wir haben eine höhere Ausführungsdisziplin – wir fühlen uns verpflichtet die Aufgabe zu erledigen, sie steht ja auf der Liste.
- Wir können die Liste auch als Dokumentation unserer Arbeit verwenden.
5 Tipps für das Führen von To-Do-Listen
- Erstelle deine To-Do-Liste am Abend zuvor.
- Notiere dir nur Aufgaben für einen Arbeitstag.
- Übertreibe nicht mit dem Aufschreiben von Aufgaben. Halte dich an die 1-3-5-Regel: Die besagt, dass die wichtigste Tagesaufgabe ganz oben steht – der größte Brocken. Dann folgen 3 wichtige Aufgaben, die ebenfalls erledigt werden sollten. Schließlich folgen 5 weitere Aufgaben, die du abarbeiten solltest aber nicht musst. So bleibt die To-Do-Liste übersichtlich und kompakt.
- Schreibe in Stichpunkten.
- Wenn möglich, schreibe die benötigte Zeit ebenfalls auf. Plane großzügig, zum Beispiel mit der 60-20-20-Regel: 60% Arbeitsaufgabe, 20% Unerwartetes, 20% Socializing.
Digitale To-Do-Listen
Wer lieber digital unterwegs ist, für den stehen jede Menge To-Do-Listen Apps zur Verfügung. Zwei Beispiele von To-Do-Listen Apps mit guten Bewertungen sind
- Aufgaben: Aufgabenliste
- Aufgaben: Todo Liste
To-Do-Listen Vorlagen
Downloade dir hier zwei PDF-Vorlagen für deine Selbstorganisation:
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